Prowadzenie opisu prac może być dokonywane w różnej formie: w postaci odręcznych notatek, zapisów w komputerze czy telefonie komórkowym. Ważne żeby były i zawierały wszystkie dane umożliwiające dokonanie zestawienia prac.
Jednym ze sposobów ewidencjonowania prac, stosowanych w zagranicznych klubach, są Karty Pracy Posokowca. Kartę Pracy możemy pobrać z naszej klubowej strony internetowej: karta opisu pracy psa w łowisku.
Poniżej przedstawiam instrukcję jej wypełnienia:
W pierwszym wierszu zaznaczamy rasę naszego posokowca, gdzie HS – oznacza posokowca hanowerskiego, a BGS – posokowca bawarskiego. Następnie wpisujemy imię i przydomek psa oraz nr jego PKR.
W drugim wierszu wpisujemy kolejny numer pracy w danym roku, np. 1/2011 i datę poszukiwania.
Wiersz następny to nazwa łowiska, ewentualnie koła łowieckiego i nr obwodu oraz odległość jaką musieliśmy pokonać do łowiska.
Wiersz czwarty, to gatunek zwierzyny, wpisujemy jeleń, byk, łania, cielę lub dzik warchlak, przelatek, wycinek, odyniec, locha lub daniel, muflon itp. W pozycji „zestrzał” wpisujemy co na nim znaleźliśmy, np. widoczny, jasna farba, treść żołądka, krótka ścinka lub brak śladów na zestrzale.
Dalej oznaczamy kaliber z którego raniono zwierzynę.
W pozycji „pogoda” opisujemy w skrócie warunki atmosferyczne, temperaturę, wilgotność. W pozycji „podłoże” wpisujemy rodzaj podłoża na zestrzale, np. piaszczysta droga, sucha ściółka, trawa, pole rzepaku itp. Następnie odnotowujemy godzinę dokonania odstrzału i godzinę rozpoczęcia pracy. Różnica w tych pozycjach umożliwia nam wpisanie jak długo leży trop. W dalszej kolejności w przybliżeniu wpisujemy długość (w metrach) pracy na otoku. Jeżeli miał miejsce gon, to wpisujemy jego przybliżoną długość oraz czas osaczenia.
Poniżej zakreślamy krzyżykiem odpowiednie kwadraty. W przypadku dojścia do martwego zwierza lub dostrzelenia postrzałka zaznaczamy kwadrat „Postrzałek odnaleziony”. Jeżeli postrzałka nie odnaleźliśmy lub gdy uszedł on bez dostrzelenia, zaznaczamy „Postrzałek nie podniesiony”.
W kwadracie „Waga” wpisujemy wagę w kg. Jeżeli nie ma możliwości wpisania wagi dokładnej, to wpisujemy szacunkową. Następnie określamy TAK lub NIE, czy postrzałek prędzej był; „Poszukiwany z innym psem”.
Poniżej wpisujemy imię i nazwisko przewodnika psa, a poniżej nazwisko, ewentualnie podpis, osoby która potwierdzi odnotowane przez nas dane.
Często dochodzimy postrzałka sami, więc potwierdzenie danych nie jest konieczne. Pamiętajmy o tym, aby nie zmuszać nikogo do pisemnego potwierdzenia czegokolwiek. Zdarza się, że myśliwy z różnych powodów nie chce ujawniać na piśmie swoich danych. Jako przewodnicy posokowców jesteśmy zobowiązani do „zachowania tajemnicy spowiedzi”.
W pozycji „Kontrola” wpisujemy czy po nieskutecznej pracy naszego psa, poszukiwano postrzałka z innym psem.
Na szkicach zwierzyny płowej i czarnej zaznaczamy punktem miejsce trafienia i strzałką kierunek z którego oddano strzał. W przypadku nie podniesienia postrzałka, zaznaczamy prawdopodobne miejsce postrzelenia ( na podstawie śladów znalezionych na zestrzale i w trakcie poszukiwania), lub po prostu stawiamy znak zapytania.
Na drugiej stronie Karty Pracy zamieszczamy w miarę dokładny opis przebiegu pracy. Opisy te, odczytywane po latach, stanowią same w sobie doskonałe opowieści myśliwskie.
Kartę Pracy zakładamy przy każdej podjętej przez posokowca pracy, niezależnie od faktu czy kończy się ona podniesieniem lub nie postrzałka. Nie zakładamy karty, jeżeli pies sprawdzał jedynie skuteczność strzału, a nie podejmował pracy na tropie.
Po zakończeniu roku robimy zbiorcze zestawienie danych z kart ocen. Umieszczamy na nim poszczególne prace wraz gatunkiem zwierzyny, podsumowujemy łączną długość pracy na otoku, łączną długość gonu, procent podniesionych postrzałków w stosunku do ilości prac, łączną wagę odnalezionej zwierzyny, ewentualnie wartość zwierzyny wg cen w punkcie skupu.